Nous savons tous combien il peut être difficile de trouver le bon lieu pour un événement. Les options semblent infinies et, le plus souvent, la liste interminable peut être accablante. En tant que décision probablement la plus difficile en matière de planification d’événements, choisir le bon lieu est l’un des facteurs les plus importants pour faire de votre événement un succès. Vous pouvez continuer à injecter de l’argent lors de votre événement, mais si le lieu choisi est mal choisi, le succès de votre événement est en jeu.
Puisque nous comprenons à quel point la réservation de salles est importante, nous avons répertorié les meilleurs conseils des planificateurs d’événements pour vous aider à découvrir la mauvaise option de salle pour votre événement:
Vous avez vu les photos de la salle en ligne et vous avez été impressionné par ce que vous avez vu. Maintenant, si vous prévoyez de réserver après avoir vu les photos, Tenez! Il existe plusieurs facteurs qui rendent un lieu adapté à votre événement, à part son apparence. Mettez votre chapeau de planification d’événement et cherchez un peu plus en ligne sur le lieu, en commençant par les commentaires en ligne. Découvrez ce que les personnes qui ont visité le lieu ou organisé un événement ont vécu.
Ceci est important pour que vous puissiez avoir une idée de ce à quoi s’attendre (ou ne pas s’attendre) à la date de votre événement. De plus, il est conseillé de noter la manière dont votre option de lieu répond à ces critiques, en particulier les critiques négatives, ainsi que le ton de leur reconnaissance. Cela vous donnera une idée de l’utilité et de la coopération du personnel de ce lieu. Une vérification non exhaustive des avis en ligne avant votre réservation peut également entraîner des surprises de dernière minute et des problèmes liés au service.
La première impression est la dernière impression !
Lorsque vous recherchez le lieu idéal pour votre organisation événement à Marrakech, le meilleur conseil serait de faire confiance à votre instinct. Si votre première impression n’est pas tout à fait à la hauteur en termes d’ambiance, de nourriture ou même de service, votre meilleur choix est de rayer ce lieu de votre liste. Les chances que vos invités aient la même impression sont assez élevées. Lors de la visite du lieu, vérifiez si les inclusions de l’événement mentionnées en ligne sont proposées ou non, et soyez également très attentif à la propreté et aux autres facteurs susceptibles de créer l’ambiance de vos invités. Observez si le personnel est suffisamment coopératif et attentif pour éviter que vos invités quittent votre événement avec insatisfaction.
Soyez aussi attentif que possible à tous les petits détails
Un petit détail oublié lors de votre visite pourrait fortement influer sur le succès de votre événement. Par exemple, le manque d’attention portée à la propreté d’un lieu a entraîné un problème majeur lors d’un événement corporatif lorsque des souris ont été vues courantes dans les locaux. Sauf si vous souhaitez que ces minuscules détails soient un inconvénient majeur pour votre événement, vous devez porter une attention particulière à votre première visite.
Considérez tout: la condition physique du lieu, les personnes présentes et leur apparence, la qualité du service, les éléments fournis par le lieu et si elles correspondent à vos exigences, si la musique jouée correspond au thème de votre événement, si la nourriture est à la hauteur, la variété et à peu près tout. Les portes qui grincent, les taches sur les murs, le matériel ou la technologie qui ne fonctionne pas, les meubles cassés, les toiles d’araignées dans les coins, les sols de cuisine graisseux devraient tous être des signes avant-coureurs !
Évitez de lancer un événement mal organisé; les gens ne l’oublient presque jamais. Gardez un œil sur les moindres détails pour vous assurer que votre événement se déroule de manière transparente et que les invités passent des moments formidables.
Ne laissez pas un lieu inaccessible affecter votre rassemblement
Si votre lieu de rendez-vous est atteint par des passages étroits dans un coin éloigné de la ville, le mieux est de passer à un autre lieu. L’emplacement de votre site joue un rôle déterminant dans le succès de votre événement. Si l’emplacement est accessible et commode pour la majorité de vos invités, la fréquentation sera probablement plus élevée.
Cependant, avec un lieu de réunion médiocre, où les invités doivent faire un effort significatif pour atteindre votre événement, il est possible que peu de personnes se présentent. Il existe certaines préoccupations liées au lieu, notamment si le lieu est situé sur une rue très fréquentée ou si la pollution locale de la région perturbe votre événement. Avant de finaliser le lieu, demandez-vous: est-il bien situé pour mes participants? Est-ce sécuritaire pour tout le monde? Si la réponse à la plupart de ces questions est “Non”, il est préférable de supprimer cette option de la liste.
Discutez des politiques et identifiez les domaines de négociation
Différents sites ont des directives et des règles différentes pour l’organisation d’un événement. Par exemple, certains lieux établissent leur propre ratio hommes / femmes si votre événement exige que le lieu serve des boissons alcoolisées, et de nombreux lieux ont des règles strictes.
Politiques relatives aux fournisseurs externes: vérifiez si le lieu autorise les fournisseurs externes tels que les traiteurs, les décorateurs, les planificateurs d’événements, etc. Certains sites ont une politique stricte de non-outsider et fournissent donc des services internes sur demande.
Problèmes liés à la capacité d’accueil et aux invités: demandez au responsable de la salle s’il y a un nombre minimum d’invités requis pour les événements si les invités de moins de 18 ans sont autorisés, si un certain ratio hommes / femmes est défini, et pour les autres afin de clarifier toutes les questions. .
Liste des inclusions: Le meilleur moyen de s’assurer que vous n’êtes pas surpris par les coûts supplémentaires de dernière minute est de discuter des inclusions à l’avance. Ecrivez vos besoins et exigences de la salle et indiquez ceux qui sont inclus dans le montant de la réservation et ceux qui doivent être payés à l’avance.
Budget: Décidez si le lieu fournit l’espace et les commodités justifiant le coût de la réservation. Si le prix est trop élevé ou si cela ne correspond pas à vos besoins, passez à l’option suivante.
Les événements les plus réussis sont organisés au bon endroit. Bien que la lutte pour trouver le bon lieu puisse être difficile, le succès de votre événement compensera complètement les efforts déployés.
