La planification d’un événement est une entreprise énorme. Avant d’aller trop loin, réfléchissez à la raison pour laquelle vous souhaitez l’héberger. Cherchez-vous à développer votre clientèle? Générer des revenus de vente? Éduquer les clients? Recruter de nouveaux employés? Si vous êtes prêt à aller de l’avant avec un événement, élargissez votre objectif pour spécifier vos participants cibles. Par exemple, un événement avec un objectif d’engagement viserait des prospects en haut de l’entonnoir.
Ces déterminations dicteront beaucoup de vos décisions plus tard. C’est également le bon moment pour définir la chronologie de votre événement. Cela vous aidera à déterminer le temps dont vous disposez pour chacune des étapes suivantes. Vous ne voulez pas choisir une date où il y a beaucoup d’autres conférences dans votre industrie cible pour plusieurs raisons:
Augmentation des prix de location
Taux de participation réduit
Plus difficile de se démarquer
Faites des recherches pour savoir quand la majorité des événements dans votre industrie se produisent et choisissez une date en dehors de ce domaine. Vous devez également vous assurer que vous définissez la date suffisamment loin pour que tout soit fait sans s’épuiser.
Établissez votre budget
C’est la partie la moins glamour de tout le shebang, mais vous devez comprendre comment vous payez pour toutes les choses amusantes (nourriture, haut-parleurs, swag, canons à confettis). Les événements peuvent, après tout, devenir assez coûteux. Bizzabo rapporte que, pour les entreprises qui ont organisé des événements, 21% de leurs budgets marketing étaient consacrés à ces événements. Il est important d’allouer correctement vos ressources.
Voici quelques éléments à considérer lors de la planification du budget de votre événement:
Logistique de l’événement (taille, durée, lieu, personnel, expédition)
Besoins en logiciels (des outils de niche pour l’affichage dynamique au logiciel de gestion d’événements nécessaire)
Expérience des nécessités (restauration, équipement A / V, décorations)
Équipements (par exemple, offres de bien-être, adoptions de chiens, sacs de butin, etc.)
Dépenses supplémentaires (vous voulez toujours de la marge de manœuvre). Une fois que vous avez déterminé exactement combien tout va coûter, vous êtes prêt à faire une analyse de rentabilité pour savoir où va tout cet argent.
Trouvez votre lieu
Si vous organisez un séminaire à Marrakech plus important par exemple, vous devrez sélectionner la ville dans laquelle vous prévoyez d’accueillir bien avant le premier pas. Si vous organisez un événement local plus petit, cela vous inquiète moins. Quoi qu’il en soit, planifiez un événement facilement accessible à la majorité de vos consommateurs, prospects et public cible.
Une fois l’emplacement général défini, il est temps de choisir le lieu spécifique. Créez une liste des lieux que vous souhaitez explorer en fonction des sites d’événements populaires de la région, des références d’autres entreprises et des publications commerciales locales. Examinez le lieu et / ou sa société de portefeuille autant que vous le pouvez, puis planifiez des visites des sites qui survivent sur votre liste.
Voici quelques questions à vous poser ainsi qu’aux vendeurs que vous rencontrez lors de ces visites:
De combien de chambres (grandes et petites) aurez-vous besoin?
À quelle distance est-il de l’aéroport?
Est-il proche de plusieurs hôtels?
Le lieu a-t-il déjà un accord avec une entreprise de restauration?
Quel équipement A / V est inclus dans la location?
Quelle est leur politique de sécurité?
Quelles commodités offrent-ils?
Sélectionnez votre technologie
Il existe de nombreux logiciels. Certains seront utiles pour votre événement, et d’autres pourraient vous aider lors d’événements futurs. Au niveau le plus élémentaire, lisez le guide d’achat du logiciel de gestion d’événements de Capterra et déterminez quel outil vous convient. Le logiciel de gestion des événements peut vous aider avec l’inscription, la promotion, l’organisation et, surtout à ce stade, la planification.
Vous devriez également considérer les outils suivants:
Pour les billets, la promotion et les paiements: logiciel de réservation d’événements
Pour les panneaux lors de l’événement: logiciel d’affichage dynamique
Pour diffuser en direct la conférence: logiciel de conférence Web
Pour le marketing et la promotion: marketing par e-mail et logiciel de gestion des médias sociaux
Pour l’expérience des participants: applications d’événements mobiles
Pour l’événement lui-même: logiciel de conférence
Si vous investissez dans plusieurs outils, assurez-vous qu’ils s’intègrent tous ensemble avant de dépenser votre argent. Cela garantira une expérience utilisateur transparente et que rien ne tombe entre les mailles du filet. Vous devez également vous assurer que vos participants ont une expérience similaire lors de leur inscription. Faites en sorte que votre audience trouve le moyen de cliquer sur ce bouton d’achat le plus facilement possible.
Pour ce faire, vous pouvez vous assurer que vos différents outils logiciels de marketing (automatisation du marketing, marketing par e-mail et marketing des médias sociaux, pour n’en nommer que quelques-uns) peuvent s’intégrer à votre logiciel d’enregistrement.
Un plan pour vos nouvelles relations avec les participants
L’événement n’a même pas encore eu lieu, mais vous devez déjà penser au-delà dans le cadre du processus de planification. Vous devez avoir un plan en place pour développer les relations générées par l’événement. Lors de l’événement, jetez les bases d’une relation future en offrant de nombreuses informations gratuites sur votre entreprise (par exemple, stylos, aimants, classeurs, fourre-tout, etc.). De cette façon, après l’événement, les gens auront toujours votre entreprise en tête chaque fois qu’ils iront ouvrir le réfrigérateur ou emballer leurs produits d’épicerie.
Après l’événement, envoyez des sondages aux participants afin que vous puissiez à la fois évaluer le succès et obtenir des informations spécifiques (par exemple, quel groupe démographique a eu la meilleure / pire expérience ou la plus grande / la plus petite présence à l’événement).
