L’un des changements fondamentaux survenus dans le secteur des événements aujourd’hui est le passage d’expériences passives à des expériences engagées. Cela est dû en grande partie à l’utilisation accrue d’outils de haute technologie qui permettent le suivi des présences, l’enregistrement personnalisé et l’interaction en direct lors des événements.
Alors qu’il y a seulement 10 ans, il fallait des heures pour inscrire 1 000 personnes à une petite conférence, le paysage est très différent de nos jours. Vous pouvez non seulement faciliter les expériences d’enregistrement sans file d’attente lors d’événements comptant plus de 5 000 invités, mais rester en contact avec tous les participants tout au long de l’événement est désormais possible.
Ici, nous offrons un guide pratique sur l’automatisation sur site qui vous aidera à garder des milliers d’invités sur le terrain engagés :
Construire une expérience d’événement ultime
Il est très courant que les organisateurs d’événements mettent tout leur cœur dans la promotion avant l’événement, car c’est là que se déroulent les ventes de billets. Amener les gens sur les lieux est évidemment la pierre angulaire de toute expérience événementielle, mais il est essentiel de comprendre que les gens façonnent leurs opinions sur un événement en fonction de ce qu’ils vivent sur place plutôt que de la facilité d’inscription.
Voici trois objectifs fondamentaux à prendre en compte:
Répondez aux besoins et à la commodité des participants : Si vous savez ce qu’il faut pour satisfaire les besoins de vos invités sur le terrain, vous êtes à mi-chemin. Réfléchissez à l’aspect technique des expériences sur site, comme la rapidité des processus d’enregistrement, la facilité d’impression des badges et l’utilisation des applications d’événements. Étant donné le nombre attendu de participants, pourrez-vous répondre aux besoins de chacun?
Répondre à leurs intérêts : Les médias sociaux, les chats en direct et les outils mobiles avancés favorisent la culture de la personnalisation. Bien que le prix et la qualité d’un produit soient les facteurs déterminants dans les décisions des acheteurs actuels, les expériences personnalisées constitueront le facteur le plus important d’ici 2020. Pour réussir votre organisation événement Marrakech, assurez-vous de disposer des outils pour prévoir les attentes des participants et y répondre en temps réel.
Ajouter un effet wow : Des murs sociaux au divertissement VR avancé, il existe de nombreux outils de haute technologie que vous pouvez exploiter pour que les gens tombent amoureux de votre événement.
Des façons d’améliorer avec les technologies d’événements
Si vous envisagez un parcours sur site réussi, vous pourrez identifier cinq processus fondamentaux qui peuvent être perfectionnés grâce à l’utilisation de technologies intelligentes:
Enregistrement sur place
Disons que vous organisez une grande exposition avec plus de 3 000 invités. Évidemment, les gens arrivent à l’événement à peu près au même moment, ce qui signifie que votre équipe sur place doit être prête à gérer 3 000 inscriptions simultanément. Sans une technologie efficace capable de rationaliser le processus, vous ne serez pas en mesure d’intégrer les utilisateurs dans un délai limité.
Voici quelques conseils pour améliorer l’enregistrement via la technologie:
Personnalisez les configurations d’enregistrement sur site : Utilisez un logiciel de gestion d’événements qui vous aide à développer une infrastructure d’archivage optimale en fonction du nombre d’inscrits, des modes d’enregistrement sélectionnés et d’autres paramètres spécifiques.
Intégrez une application mobile dans votre infrastructure d’enregistrement : L’utilisation d’applications d’événements Marrakech dans un cycle d’enregistrement peut accélérer considérablement le processus. Il suffit de synchroniser les listes d’invités avec les applications pour activer les inscriptions en un clic sur le terrain.
Profitez de la diversité : Vous ne risquez pas de le faire ou de le casser si vous utilisez plusieurs flux d’enregistrement différents au lieu de vous concentrer sur un seul. Combinez l’auto-enregistrement avec l’enregistrement assisté en utilisant différents types de configurations matérielles et de technologies.
Impression du badge nominatif
Finie l’époque où la pré-impression était l’indicateur d’une expérience sur site bien planifiée. Grâce à la technologie de gestion intelligente des événements, vous pouvez désormais imprimer rapidement des badges nominatifs au fur et à mesure que les participants arrivent. L’avantage évident de la technologie d’impression à la demande est la possibilité de modifier les badges de manière flexible pour répondre aux changements et aux mises à jour de dernière minute.
De plus, l’impression intelligente à la demande contribue à la mise en réseau. Vous pouvez personnaliser les badges pour présenter les intérêts des invités ou appliquer un code de couleur pour définir différents types de niveaux d’enregistrement.
Self-check-in
L’un des principaux moyens d’améliorer l’expérience des événements sur site consiste à fournir des fonctionnalités d’auto-enregistrement. Facilitez les simples comptoirs d’enregistrement automatique ou les kiosques qui permettent une inscription automatisée via une application mobile ou un ticket imprimé. Non seulement cela accélérera le processus global sur site, mais l’auto-inscription vous aidera également à réduire la taille de votre équipe sur site.
Suivi des participants
Les expériences sur place ne se terminent pas avec le processus d’enregistrement. Vous voulez que les gens passent un bon moment lors de votre événement, créent des liens significatifs et assistent à des sessions qui correspondent à leurs intérêts. La bonne nouvelle est que la technologie peut vous aider à transformer cette idée initiale en réalité.
Combler le fossé entre les logiciels et le matériel
En recherchant la meilleure solution logicielle d’événement, de nombreux organisateurs oublient que la compatibilité est l’élément crucial d’une expérience sur site solide. En ce qui concerne l’enregistrement des événements, il s’agit de la combinaison de l’automatisation logicielle et matérielle qui favorise votre choix. Voici trois astuces pour assurer un alignement parfait entre les deux:
-Déterminez si votre système logiciel peut être intégré à l’infrastructure matérielle complète, des ensembles d’impression aux bornes d’auto-inscription.
-Discutez du processus de création de configurations matérielles optimales qui prennent en charge votre enregistrement avec des experts en logistique.
-Associez-vous à un fournisseur de technologie de confiance comme m-tech events pour éviter des problèmes de compatibilité inattendus lors de l’événement.
Conclusion
En utilisant les technologies d’événement pour améliorer l’expérience sur site, les organisateurs d’événements peuvent facilement accélérer l’impression des badges d’enregistrement et des noms et améliorer la qualité des interactions sur site. Utilisez ces cinq stratégies simples pour faire exploser vos performances et rester à la pointe des dernières technologies.
