Il y a des dizaines de nuances à prendre en compte lors de la planification d’un événement. Trop souvent, les organisateurs d’événements oublient la pré inscription en ligne ou l’installation de leur bureau.
Une table d’inscription efficace aux événements est le tout premier point de contact pour accueillir et interagir avec les participants récemment arrivés. C’est pourquoi ces tables exigent une organisation remarquable.
Qu’est-ce qu’un bureau d’inscription à un événement?
Le bureau d’inscription ou une table d’inscription à un événement est au cœur de toutes les questions liées à la conférence. En effet, le guichet d’inscription et plus particulièrement les réceptionnistes jouent un rôle crucial dans le déroulement de l’événement, car ils sont généralement consultés dans toutes les situations.
Qu’il s’agisse de cas d’organisation ou d’urgence, etc. Il existe plusieurs raisons principales pour lesquelles vous avez besoin d’un enregistrement efficace. Pré inscription en ligne et mise en place pour votre meilleure pratique de gestion d’événements:
Modification ou annulation de l’événement: Si vous devez annuler ou reporter l’événement pour une raison quelconque, vous devez pouvoir avertir rapidement tous les inscrits.
Informations sur ceux qui vont venir: Chaque événement est organisé pour ses participants. Il n’est jamais mauvais de savoir qui va venir en avance, ce que ces personnes attendent ou veulent voir, etc. Cela vous aidera à mieux planifier et diriger l’événement sur le site.
Créer un sentiment d’appartenance: Invitez les participants à vous dire ce qu’ils aimeraient entendre, à poser des questions aux orateurs, à suggérer des sujets pour des parties individuelles de l’événement, etc. Ceci est apprécié par les participants parce que vous les avez laissés. Sachez que vous tenez compte de leurs opinions et que vous vous en souciez.
Enregistrer des contacts pour un suivi après l’événement: il est utile de collecter des commentaires et des impressions pour pouvoir apporter des améliorations lors de l’organisation événement Marrakech suivante.
De toute évidence, une table d’inscription efficace peut vous aider à éviter de nombreux problèmes et malentendus à la fois au début de la phase de planification de l’événement et après.
Idées de table d’inscription à la conférence
Pour une configuration de table d’enregistrement de conférence de premier ordre, utilisez les idées d’enregistrement suivantes:
Par email
Demandez à vos participants d’envoyer leurs informations par courrier électronique. Une fois cette opération effectuée, vous pouvez systématiquement copier ces données à partir de leurs courriels, les trier et les importer dans une feuille de calcul Excel.
Via le site internet
Avec l’aide de votre propre site web, vous pouvez gérer vos événements et épater vos participants beaucoup plus efficacement. Si vous n’avez pas de site Web, vous pouvez commander des services de gestion d’événements en ligne pour le faire à votre place.
Les portails d’inscription aux événements en ligne fourniront un formulaire d’inscription convivial. Il est pratique pour les participants de remplir ce formulaire car ils ne peuvent commettre aucune erreur et seront en mesure de remplir exactement ce que vous avez demandé.
Dans 90% des cas, ces formulaires d’enregistrement rassemblent toutes les informations généralement collectées par courrier électronique. Cette méthode vous fera économiser du temps et des efforts. Pour plus de détails, vous pouvez consulter cette infographie d’inscription sur place.
Comment pouvez-vous utiliser les services d’inscription en ligne?
Google Docs vous permet de configurer même des formulaires d’inscription à une conférence volumineux en quelques minutes à peine, sans formation préalable.
Il peut exister différents types de questions, de pages d’enregistrement et de paramètres. Toutes les informations des participants doivent être conservées dans un fichier pratique, facile à utiliser. Cependant, ce système est souvent difficile à atteindre.
C’est pourquoi il est préférable d’utiliser un service d’enregistrement en ligne, un logiciel de gestion d’événements et de marketing d’événements entièrement intégré, qui simplifie grandement le processus de planification de vos événements.
Il garantit une expérience transparente des enregistrements sur site avec un véritable support logiciel multiplate-forme qui garantit à chacun de vos invités de pouvoir s’enregistrer eux-mêmes sur l’appareil de leur choix en quelques clics, à partir d’appareils de bureau et mobiles.
Meilleures idées pour accueillir les participants
Si vous voulez réussir une conférence et organiser l’événement de manière professionnelle, vous devez également considérer la manière dont vous accueillez les participants. Voici quelques autres idées à inclure dans votre liste de contrôle du bureau d’inscription à l’événement:
#1. Les porte-noms des participants doivent être imprimés et placés la veille du début de la conférence.
# 2. Si vous avez une liste de délégués prépayée, il est préférable de s’assurer que ces délégués sont dirigés vers un comptoir séparé.
# 3. Toutes les informations de sauvegarde concernant les participants ou une liste de tous les organisateurs principaux avec leurs informations de contact (noms, numéros de téléphone mobile et adresses complètes) doivent également être disponibles au bureau.
# 4. Enfin, étant donné que le réseau informatique et la configuration de l’inscription en ligne sont essentiels au succès d’une conférence, il convient d’éviter tout problème éventuel d’accès à Internet, à l’intérieur ou à l’extérieur de la salle de conférence, en séparant le réseau du bureau d’enregistrement du réseau utilisé par les participants.
# 5. Une liste de sauvegarde imprimée avec les participants sera également utile en cas de panne du réseau, ce qui vous fera gagner un temps précieux.
