Le choix d’un lieu pour un événement est l’une des décisions clés lors de la planification d’un événement. L’essentiel est d’avoir une variété de lieux à choisir. Avant de commencer à rechercher un lieu, vous devez définir clairement les éléments suivants: le budget, le nombre de visiteurs, la capacité d’espace requise et d’autres options de lieu.
Comment définir la capacité de l’événement?
Pour un calcul effectif de la capacité des sites d’événement, trois facteurs peuvent influer sur le résultat:
Le nombre d’invités
L’heure de l’événement
Le type d’événement
En fonction de ces facteurs, vous pouvez également définir votre capacité d’accueil et d’autres paramètres d’événement. Par exemple, si nous parlons d’un événement commercial du réveillon du nouvel an pour une grande entreprise, lorsque la date commence à approcher, la probabilité de trouver une grande place disponible est probablement nulle et les emplacements peuvent même déjà être réservés six à huit mois auparavant préalablement.
Si vous organisez un événement banal, comme une conférence annuelle, qui nécessite du temps pour l’annonce, il vaut également la peine de réserver le lieu le plus tôt possible. Étant donné qu’un emplacement commode signifie différentes choses dans différents cas, pour un groupe spécifique de visiteurs, la proximité de leur lieu de résidence et de leur lieu de travail s’avérera logique.
Pour les visiteurs d’autres régions, la solution la plus évidente consiste à choisir un emplacement plus proche de l’aéroport ou de la zone hôtelière. La meilleure option est lorsque tous les visiteurs séjournent sur le site. Il n’y a pas besoin de lutter contre le manque de terrains de stationnement, personne n’est en retard ou va se perdre, etc.
Par conséquent, pour le calcul de la capacité de localisation choisie, les éléments suivants sont raisonnables:
Calculer en fonction de la surface de votre espace événementiel
C’est un moyen classique de vérifier la capacité de la salle de conférence. Les organisateurs commandent un lieu en fonction de sa taille en pieds carrés. Plus la taille de l’entreprise est grande, plus le nombre de personnes qui participeront à l’événement sera grand, et plus la salle devra être grande. Cependant, il est toujours difficile d’estimer le nombre de visiteurs de cette manière.
Calcul en nombre de personnes
Bien sûr, vous pouvez noter le nombre de visiteurs annoncé pour une organisation événement Marrakech, puis choisir la salle en conséquence. Parfois, il est raisonnable de calculer simplement le nombre de chaises pouvant tenir dans une pièce et d’assumer une chaise pour une personne.
Cependant, cela ne sera efficace que pour les petits événements avec un faible nombre de participants. Habituellement, vous savez combien d’invités assisteront à votre événement à l’avance. Il est donc peu probable que vous oubliez de clarifier un paramètre aussi important que la capacité de la salle. Mais juste au cas où, rappelez-vous qu’il est extrêmement difficile d’accueillir 500 personnes dans une salle de 250 places.
En outre, il existe des règles et des normes de sécurité incendie à respecter. Il est également nécessaire de calculer la quantité minimale requise de nourriture et de boissons. Cet indicateur doit être inclus dans vos calculs d’événements planifiés. Vous devrez peut-être prendre en compte plusieurs facteurs lors du calcul de la quantité de nourriture et d’eau nécessaire:
Le nombre d’invités,
Le type de l’événement,
La durée de l’événement.
Par exemple, lors d’une conférence de trois à quatre heures, vous aurez besoin d’au moins 0,3 à 0,5 ml d’eau par personne, en plus du thé et du café. Si nous parlons d’un événement avec de l’alcool, alors tout est plus compliqué.
Par exemple, vous devez compter la quantité de champagne pour les invités qui préfèrent le champagne ou inclure au moins 350 ml de vin par personne. Vous devez d’abord préciser le ratio hommes / femmes et savoir si elles boivent ou non. La disponibilité de l’alcool affecte le statut de l’événement.
La quantité de nourriture est calculée sur le même principe et dépend du nombre d’invités que vous allez accueillir, de la durée de leur participation et du type d’événement. Seuls des calculs compétents à l’aide d’un calculateur de capacité d’événement peuvent aider des personnes du secteur ou une agence événementielle expérimentée.
N’oubliez pas que plus la nourriture est savoureuse et plus les sièges sont confortables, mieux c’est parce que tout le monde aime s’asseoir et manger. Un client satisfait est en effet le meilleur client !
Calculateur d’espace de réunion
La plate-forme d’inscription aux événements de m-tech events Marrakech peut vous aider dans le calcul de la capacité de tout événement car il s’agit d’un outil de gestion d’événements et de marketing novateur pour les entreprises. La définition d’une limite de capacité, qui limite le nombre total de billets disponibles pour l’événement, ainsi que de nombreux autres paramètres sont disponibles en ligne. Par exemple, si vous pouvez accueillir 100 personnes dans votre site et que le nombre de chaque type de billet acheté ne vous intéresse pas, vous souhaitez définir votre capacité à 100.
Tout paramètre que vous devez définir est gérable dans un onglet distinct de votre tableau de bord d’événement. Pour mieux comprendre comment utiliser la capacité des événements, contactez en direct m-tech events pour gérer vos événements dans une solution en nuage. Cela vous fait gagner du temps, de l’argent et des efforts.
