L’histoire unique de toute conférence devrait commencer par l’objectif, puis un plan détaillé sur la façon d’atteindre cet objectif. Dans son article pour le magazine Smashing, le fondateur de HybridConf, Zach Inglis, déclare que le but de chaque organisateur de conférence devrait être de créer des expériences qui régénèrent les gens et les remplissent d’un nouveau zèle pour leur travail. Si vous comprenez votre public cible, ce n’est pas un défi de construire une telle vision de la conférence. Cependant, sans une bonne liste de contrôle de la planification de la conférence, il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas transformer cette vision en réalité.
Qu’est-ce qu’une liste de contrôle de planification de conférence d’entreprise?
La liste des tâches que vous et votre équipe devez effectuer avant, pendant et après un événement constitue la liste de vérification de la planification de la conférence. Selon la complexité de la conférence et les outils que vous utilisez pour créer votre liste de contrôle, il peut s’agir d’un document très détaillé comprenant des échéances, des responsabilités attribuées, des commentaires, des spécifications budgétaires et des mises à jour.
Pourquoi avez-vous besoin d’une liste de contrôle pour la planification de la conférence?
La raison la plus évidente pour laquelle vous devez élaborer une liste de contrôle est de vous assurer de ne rien oublier. Les listes de vérification n’ont rien à voir avec votre mémoire, votre âge ou vos capacités de réflexion. Un mode de vie fou-occupé est un symbole de notre siècle axé sur la technologie, et ceci est particulièrement vrai pour les planificateurs d’événements et sonorisation à Marrakech, qui devraient être capables de gérer des milliers de tâches simultanément lors de la planification de la plus petite conférence. Dans ces circonstances, avoir un outil qui vous aidera à suivre les progrès peut être une bouée de sauvetage. Pour cette raison, vous avez besoin d’une liste de contrôle complète de la planification de la conférence pour garantir les éléments suivants:
Rien ne se perd dans le remaniement.
Votre équipe peut collaborer plus efficacement.
Personne ne manque une date limite.
Vous construisez un système pour une communication d’événement efficace.
Il est plus facile de suivre l’exécution des tâches.
Liste de contrôle de planification de conférence d’entreprise
Il n’existe pas de formule unique qui couvre tous les aspects de la planification de conférences d’entreprise, mais puisque vous allez travailler avec des personnes unies par une culture d’entreprise, il est essentiel de commencer par s’y plonger. Explorez les intérêts du client, discutez de la vision de la conférence avec le client et commencez à planifier en conséquence. Pour chaque étape de l’événement, nous avons développé un modèle de liste de contrôle de planification d’événements de conférence que vous pouvez utiliser et personnaliser en fonction de vos besoins:
Avant une conférence
Convenez d’une idée unificatrice pour votre conférence. Cela peut être assez étroit et concentré sur un département spécifique de l’entreprise, comme une conférence JavaScript, ou il peut être lié à des thèmes plus généraux qui correspondent à la mission de l’entreprise (Interior Design Conference, SEM Conference, etc.).
Déterminer le nom de l’événement et les thèmes principaux.
Traiter les champs temporels.
Définir un budget préliminaire C’est une bonne stratégie de décomposer votre budget en trois sections: coûts prévus, prévus et réels.
Choisissez le lieu de la conférence:
Créez une liste d’options de lieu (hôtels, salles de conférence et d’affaires, espaces ouverts, etc.).
Contactez les hôtes du lieu et discutez des détails.
Explorez les capacités du lieu (éclairage, effets audiovisuels, capacité, etc.).
Comparez les prix.
Affinez la liste.
Recherchez des aspects supplémentaires comme les capacités d’hébergement, le stationnement, les options de transport, la restauration et plus encore.
Faites votre sélection finale, confirmez les derniers détails avec un hôte et signez un contrat.
Mettre en place un système de billetterie et d’inscription en ligne (outils pour la gestion des tickets, la technologie d’attribution des badges, les paiements, etc.).
Créer un plan de marketing de conférence:
Rédiger du contenu (courriels, listes d’agenda, biographies de conférenciers, articles de blog, etc.).
Créer une page de conférence dédiée.
Choisissez les chaînes qui seront utilisées pour la publicité.
Investissez dans des annonces payantes.
Construire un calendrier pour l’affichage.
Organiser l’enregistrement sur place:
Avoir une réunion d’équipe avec une équipe sur place.
Inspectez tout équipement et assurez-vous qu’il y a quelqu’un pour s’occuper des défauts éventuels.
Vérifiez toutes les configurations avant le début de l’enregistrement.
Assurez-vous que vous pouvez suivre le processus en temps réel.
