Vous pourriez penser qu’il n’y a aucun moyen d’organiser un événement avec un budget zéro, mais, c’est tout à fait possible. Vous aurez besoin de patience et de détermination pour démarrer votre propre entreprise de planification d’événements, mais vous n’aurez certainement pas besoin de lever des capitaux. Coordonnez strictement votre projet, respectez les délais que vous vous êtes fixés et persévérez-les.
Idée et concept
Une fois que vous arrivez avec une idée d’événement, n’oubliez pas d’être flexible. Laissez-vous de la place pour la modification et le développement de l’idée. Une fois que vous aurez finalisé l’idée, passez au développement du concept de l’événement. Le concept vous donnera plus d’avantage concurrentiel; c’est ce qui fera que votre sonorisation à Marrakech se démarquera des autres.
Le concept d’événement peut inclure des éléments tels que le design, la collaboration et les partenariats avec les entreprises, la technologie, l’emplacement et autres. De nos jours, la plupart des planificateurs d’événements aspirent à organiser des événements écologiques, ce qui inclut le recyclage, en mettant l’accent sur la publicité en ligne et d’autres. Gardez à l’esprit que vous ne tenez pas simplement un événement; vous créez une expérience pour votre public. Cela nous amène au deuxième point.
Déterminer l’audience
Déterminer l’audience pour votre événement ne devrait jamais être sous-estimé. Votre public est la clé pour trouver les bons sponsors et partenaires. Alors, posez-vous ces questions: Est-ce que mon événement est une niche, et est-ce que des types spécifiques d’individus / d’entreprises vont apparaître? Auparavant, quel public ont attiré les conférenciers que j’ai imaginés?
Compte tenu du prix de la participation, à quels groupes participeront-ils? Si c’est trop cher, peut-être que les étudiants n’auront pas envie d’y assister. Soyez prêt à donner des rabais et à mettre en place une période de promotion. En outre, considérez l’emplacement et l’heure de l’événement pour estimer qui peut participer.
Créez l’agenda
Une fois que vous avez défini votre concept et estimé l’audience attendue, commencez à penser à l’agenda de l’événement. Voulez-vous avoir un événement d’une journée entière? Est-ce que ce sera un atelier qui s’étendra sur quelques semaines? Qui sont les conférenciers que vous pouvez inviter? Selon vos réponses, vous pouvez commencer à chercher le bon endroit, les partenaires et les sponsors.
Trouvez le bon endroit
Le lieu est extrêmement important. Pour une conférence d’une journée, un centre de congrès sera approprié; Cependant, vous avez des ateliers, un endroit qui permet une collaboration étroite des participants sera mieux. Dans tous les cas, préparez une proposition de partenariat pour le lieu choisi. L’objectif est de trouver un lieu avec lequel vous avez des intérêts communs afin que vous puissiez négocier en l’utilisant gratuitement. Oui c’est possible !
Invitez des conférenciers gratuitement
Afin d’attirer des conférenciers gratuitement à votre événement, vous devriez avoir un plan d’événements bien développé qui montre la passion et l’inspiration, de sorte que vous pouvez leur offrir une liste d’avantages irrésistibles suite à leur présence. Pour chacun d’entre eux, ce sera différent, mais la popularisation de leur nom / marque auprès d’un public ciblé, ainsi que d’une opportunité publicitaire, en est une commune. Ne soyez pas mélancolique si quelqu’un refuse de participer, soyez plutôt prêt à modifier votre proposition et ayez toujours quelques autres conférenciers à l’esprit.
Trouver des partenaires
Les partenariats ne sont pas aussi difficiles à obtenir que cela puisse paraître. Contactez les entreprises telles que les fournisseurs de café et d’eau, de sorte que vous fournissiez des boissons à votre événement. Vous pouvez également proposer aux étudiants en design d’élargir leur portfolio en créant des supports promotionnels et autres pour l’événement.
Trouver des sponsors
Tout d’abord, vous devez examiner attentivement quelles entreprises et organisations seront intéressées par le fait de parrainer votre événement et quels sont les avantages que ce parrainage leur offre. Les sociétés de parrainage sont intéressées par l’audience et le sujet de l’événement lorsqu’elles déterminent si votre événement est un lieu approprié pour promouvoir leur marque. Le parrainage est avant tout un moyen de connecter les marques.
Partenaires marketing et médias gratuits
Savoir s’il est possible d’avoir une campagne marketing gratuite est un sujet qui lui est propre. Il existe des moyens de contourner les publicités on et offline coûteuses. Premièrement, il y a les médias sociaux, que vous pouvez manipuler avec un peu d’enthousiasme. Vous pouvez trouver beaucoup d’informations en ligne avec des conseils et des analyses sur la façon d’utiliser les médias sociaux pour la promotion et le type d’erreurs que vous devriez éviter à tout prix.
Pourtant, l’un des outils les plus puissants pour la promotion en ligne est d’avoir un contenu attrayant à partager avec votre public cible. Trouver des partenaires médias pour parler de votre événement, diffuser des interviews et des critiques serait un excellent point de départ pour votre campagne de marketing. Les médias vous donneront de la crédibilité, alors assurez-vous de trouver au moins un partenaire média respecté.
