Il est important que les planificateurs d’événements professionnels offrent une grande valeur à leurs clients. Ayez la réputation d’exécuter des événements incroyables tout en respectant ou même en dessous du budget de votre client, et vous commencerez à voir de plus en plus de clients se diriger vers vous.
Le budget de l’événement de votre client
Si vous approchez l’événement avec le bon état d’esprit, vous trouverez que c’est plus simple qu’il n’y paraît. Voici sept conseils à prendre en compte lorsque vous vous concentrez sur le budget de l’événement de votre client:
1: Emplacement
Choisissez votre emplacement à bon escient pour obtenir de votre Event mariage Marrakech «plus pour votre argent», et vos clients vous en seront reconnaissants. Passez du temps à faire des recherches sur divers lieux et sur leurs coûts, et ne tenez pas seulement compte des lieux traditionnels comme les hôtels et les centres de conférence. Visez à trouver un lieu original et insolite qui vient à une fraction du prix, et pour un effet WOW des invités, et de votre client.
2: Négociation
Une chose que les planificateurs d’événements peuvent ne pas réaliser est que les prix sont rarement fixés dans la pierre, et cela s’applique à la plupart des domaines, tels que les lieux et la restauration. Soyez prêt à négocier avec les fournisseurs, tout en visant une situation gagnant-gagnant, et vous pourriez être agréablement surpris des résultats.
3: Envisager un sponsor
Tant que votre client est agréable, le parrainage peut être un excellent moyen de respecter son budget. Si une entreprise locale cherche une exposition et qu’elle correspond à votre événement, alors approchez-la et donnez-lui la chance de parrainer l’événement.
4: Le timing est tout
Réservez votre lieu aussi longtemps à l’avance que possible pour obtenir les meilleurs tarifs et vérifiez auprès de votre client s’il est flexible quant à la date de l’événement. Les sites peuvent être moins chers certains jours, alors passez du temps à discuter des différentes options avec votre client.
5: Gérer le budget
Garder une pression sur le budget de l’événement de votre client est essentiel à votre entreprise de planification d’événements. Vous pensez peut-être que vous faites de grandes économies sur les petites choses, mais comment tout cela s’additionne-t-il? Assurez-vous de savoir exactement ce que vous dépensez et sur quoi.
6: Restauration intelligente
Pour les événements avec de la nourriture, ne vous contentez pas de goûter aux plats les plus impressionnants sans tenir compte de la source et de la saison d’abord. Les aliments locaux et de saison peuvent être vendus à des prix plus raisonnables que les produits importés hors saison, et leur goût sera probablement meilleur et plus frais. Cela dépend souvent du lieu et de l’emplacement, et assurez-vous de travailler avec votre traiteur pour maximiser les options de restauration et le budget pour votre client.
7: matin ou soir ?
Considérez les petits déjeuners ou les déjeuners, car ils sont susceptibles d’être moins chers qu’une soirée, et peuvent être tout aussi impressionnants. Les sites coûtent généralement moins cher à réserver le matin et l’après-midi, et vous constaterez probablement que vous ne dépenserez pas autant pour la restauration que pour une soirée.
Des erreurs de planification à éviter dès maintenant !
Ne pas laisser suffisamment de temps d’installation
Il y a toujours une course contre la montre lors de la mise en place d’un événement, mais vous devriez avoir une estimation du temps dont vous aurez besoin pour tout mettre en place. Rien ne semble pire que d’avoir une salle pleine de travailleurs qui courent à peu près quand le premier invité arrive. L’objectif devrait être d’avoir tout réglé au moins 15 minutes avant l’ouverture des portes.
Ne pas planifier une procédure pas à pas avec les clients
Les feuilles de calcul, les courriels et les commandes d’événements de banquet constituent de grands moyens afin de transmettre les détails d’un événement. Mais le fait de totalement compter sur les documents pour avoir une image de l’événement peut entraîner des oublis. La stratégie la plus adaptée est de détailler l’itinéraire avec votre client sur place autant que possible. Analysez comme il se doit chaque moment et chaque détail comme si l’événement se déroulait devant vous.
Oublier de confirmer avec vos fournisseurs
Votre fournisseur d’événements moyen gère les demandes de plusieurs clients dans diverses catégories et secteurs de l’événementiel Marrakech. Bref, ils ont beaucoup à gérer. Il faut avoir une confirmation verbale ou électronique de tous les fournisseurs 48 heures avant l’heure de l’événement en question. Le courrier électronique est beaucoup mieux car vous pouvez épeler vos attentes et leur demander de répondre par écrit.
Ne pas avoir de plan d’urgence
Qu’est ce qui peut arriver à votre événement en cas de mauvais temps, ou même de fermeture de votre site? Ce ne sont pas des trucs faciles à anticiper, mais ils sont certainement impossibles à gérer le jour de l’événement en question. Ayez votre stratégie de contingence au moins 2 semaines à l’avance pour faire bonne mesure. Même si vous prévoyez d’annuler l’événement, vous aurez toujours besoin d’une méthode organisée pour contacter tous vos invités.
