Beaucoup de temps et d’efforts, sans parler de l’argent, entrent dans la planification d’un événement. Le point culminant est le jour de l’événement. Bien qu’il soit entièrement de la responsabilité d’un planificateur d’événements de s’assurer que la planification pré-événement se déroule sans encombre, la gestion sur place le jour de l’événement est tout aussi crucial. De nombreux facteurs entrent en jeu le jour de l’événement, notamment s’assurer que tout se passe comme prévu.
Qu’est-ce que la gestion sur site?
La gestion sur site implique d’être responsable de la configuration et des détails sur le site de l’événement, le jour de l’événement. Dans le cadre des responsabilités et des tâches d’un gestionnaire sur place, l’emplacement où l’événement qui sera hébergé doit correspondre étroitement au dossier du client. Tous les détails du décor au photographe / vidéaste doivent être vérifiés. S’il y a un besoin de sécurité, la gestion de l’événement sur site doit vérifier que tous les protocoles sont respectés. Si nécessaire, un logiciel d’enregistrement d’événement doit être utilisé.
De quoi avez-vous besoin pour gérer les participants sur place?
Pour gérer les participants sur le site de l’événement, vous devez collecter les informations au fur et à mesure que les participants s’inscrivent en ligne et sur place. Pour gérer facilement les participants sur site, vous pouvez compter sur le logiciel leader de planification d’événements qui facilite la configuration et la gestion d’événements tels que GEVME.
Comment vous assurer que tous vos mois de planification mènent à une expérience inoubliable pour les participants? Les 8 conseils suivants devraient vous aider.
Facilitez l’accès des participants
Avoir la sécurité sur le site est important et s’assurer que seuls les invités sont admis est tout aussi important. Mais vous ne voulez pas que les participants attendent dans des lignes interminables pour entrer dans le lieu. Trouvez un moyen pour eux de s’inscrire avant d’arriver à l’événement et de rendre les exigences de pré-entrée aussi simples que possible.
Avez-vous tout ce dont vous avez besoin?
La bonne chose à propos de pré inscrire vos participants à l’événement, vous savez exactement combien seront présents. Vous pouvez donc facilement vous assurer que vous avez assez de matériel pour répondre à tous les invités. Commencez par vous assurer que le lieu est assez grand avant l’événement, et le jour de l’événement, vérifiez que tout, y compris les chaises, les tables et les podiums sont au bon endroit et sont adéquats.
Récompensez les participants
Une façon de rendre un Event à Marrakech inoubliable est d’engager les participants à chaque tour. Puisque les gens aiment les billets de faveur, pourquoi ne pas organiser pour un. La plupart des planificateurs d’événements mettront ensemble un paquet de glam avec leur marchandise, et cela fonctionne. C’est une bonne idée de leur donner le billet de faveur, car ils entrent dans le lieu pour les garder heureux et engagés dès le début.
Rendez-le intéressant
Envisagez d’organiser des événements plus petits en parallèle à l’événement principal. Si vous avez des adresses principales à l’intérieur, envisagez d’organiser un autre événement plus petit à l’extérieur du lieu de présentation du produit ou du service. De plus, accordez du temps pour une rencontre où les participants auront le temps de resauter.
Choisir judicieusement le personnel de l’événement
Le personnel du jour de l’événement doit non seulement être compétent, mais aussi connaître votre marque et l’objet de l’événement. C’est la seule façon de s’assurer qu’ils sont capables d’aider les participants et de garder les choses fluides. Soyez clair sur ce que vous attendez d’eux dès le début. Former le personnel au moins une journée avant l’événement n’est pas une mauvaise idée.
Corriger les problèmes rapidement
Aucun événement ne se passe complètement comme prévu. Attendez-vous à quelques contretemps et ayez des plans de sauvegarde pour vos plans de sauvegarde. Au cas où quelque chose arriverait mal, corrigez-le rapidement, de préférence avant que les participants puissent le remarquer.
7. Continuez à générer du Buzz
Au cours des étapes de planification, vous aurez partagé la date et le lieu de l’événement à plusieurs reprises. Cependant, générer du buzz via les médias sociaux ne doit pas s’arrêter lorsque l’événement commence. Live tweetez et encouragez vos participants à faire de même.
N’oubliez pas de vous amuser
Il peut être très facile de se laisser entraîner dans toute la planification et l’exécution. Alors, n’oubliez pas de profiter de votre propre travail. Les participants peuvent remarquer si vous n’êtes pas trop heureux d’être là.
Logiciel de gestion d’événement sur site
Le logiciel de gestion d’événements peut simplifier la gestion des participants aux événements et GEVME est l’un des meilleurs outils que vous pouvez utiliser à cette fin. GEVME fournit tous les outils nécessaires pour prendre en charge certains problèmes de gestion d’événements tels que la billetterie, les prix, le suivi et la communication avec les participants.
Comment utiliser GEVME pour la gestion sur site?
GEVME est essentiellement très utile lors de la collecte d’informations auprès des participants, sur site ou en ligne. Vous créez un formulaire personnalisé, envoyez-lui des informations concernant l’événement aux participants et envoyez même des invitations par courrier électronique.
Construire un formulaire avec GEVME est simple. Voici comment :
Etape 1: Dans la barre de navigation de gauche lorsque vous ouvrez GEVME, cliquez sur « Formulaires ».
Étape 2: Sélectionnez le type de formulaire dont vous avez besoin, puis cliquez sur « Personnaliser ».
Étape 3: Un générateur de formulaire apparaîtra pour vous aider à créer le formulaire. Activez et désactivez simplement le champ. Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés dans le panneau Paramètres sur le côté gauche.
Conclusion
Un logiciel comme GEVME fournit cette étape initiale dans la gestion de l’enregistrement des événements. Avec lui, vous pouvez collecter toutes les informations dont vous avez besoin avant l’événement pour éviter les retards sur le jour même de l’événement. En tant que plate-forme de gestion événementielle basée sur le cloud d’entreprise, GEVME s’efforce continuellement de fournir aux planificateurs et gestionnaires d’événements les meilleurs conseils et outils pour les événements professionnels.
En utilisant le GEVME, les organisateurs et les gestionnaires peuvent sans risque pousser la participation et l’engagement à leurs événements tout en donnant aux participants le temps de leur vie. Ce n’est que lorsque les organisateurs d’événements commencent à apprécier l’existence d’outils tels que le GEVME qu’ils trouvent leur gestion de l’événement au quotidien plus facile et leur travail plus agréable.
